Compania ta face parte dintr-un grup?

Când regulile privind prețurile de transfer se schimbă la nivelul unui grup internațional de companii, impactul nu rămâne izolat la firma-mamă sau la departamentul central de conformitate. Afectează direct modul în care fiecare filială, inclusiv cea din România, își documentează și justifică tranzacțiile interne. Problema nu ține doar de legislație - ține, la fel de mult, de cine vorbește cu cine în interiorul grupului și cât de repede ajunge informația corectă la persoana responsabilă local. Iată de ce comunicarea internă a devenit, în 2026, o parte obligatorie a strategiei de conformitate fiscală, nu un detaliu administrativ.

🔹 De ce dosarul prețurilor de transfer nu mai e doar o problemă locală

Ordinul ANAF nr. 828/2026 a înlocuit vechiul Ordin 442/2016 și a schimbat modul în care se calculează pragurile de semnificație pentru obligația de a întocmi dosarul prețurilor de transfer: noile praguri se aplică per tranzacție și per parte afiliată, nu agregat, la nivelul întregului grup de tranzacții. Practic, o filială românească poate deveni brusc obligată să documenteze o tranzacție pe care anul trecut nu trebuia să o justifice separat - fără ca nimeni de la firma-mamă să fi anunțat explicit schimbarea.

Dosarul prețurilor de transfer se construiește pe baza principiului valorii de piață (arm's length), prevăzut la art. 11 alin. (2) din Codul fiscal, iar structura lui este reglementată prin ordinul ANAF în vigoare. Problema reală nu e complexitatea tehnică a documentației, ci faptul că informațiile necesare - politica de prețuri, structura tranzacțiilor intra-grup, analizele de comparabilitate - vin aproape întotdeauna de la nivel central sau regional al grupului, nu se generează local.

🔹 Ce ar trebui clarificat explicit în interiorul grupului

Pentru ca dosarul local să rămână actualizat și corect, orice firmă parte dintr-un grup ar trebui să aibă răspunsuri clare la:

cine e responsabil, la nivel local, de actualizarea dosarului de prețuri de transfer;
ce informații trebuie centralizate și primite de la firma-mamă sau de la departamentul de grup responsabil cu prețurile de transfer;
termenele interne de raportare între entitățile grupului, astfel încât dosarul local să nu rămână "în urmă" față de schimbările de politică;
canalul oficial prin care se comunică orice modificare de politică sau de metodologie de calcul al prețurilor;
cine validează, la nivel local, corectitudinea documentației primite de la grup, înainte ca aceasta să ajungă în dosarul depus la ANAF.

Fără aceste roluri clar definite, actualizarea dosarului depinde de bunăvoința sau de memoria unei singure persoane - o situație fragilă exact în momentul în care regulile se schimbă.

🔹 De ce apare frecvent această problemă

Comunicarea în interiorul grupurilor mari se face adesea prin canale informale: un e-mail trimis către o singură persoană, o discuție într-o ședință care nu ajunge documentată, o actualizare de politică transmisă doar departamentului financiar central, fără să ajungă și la contabilitatea locală din România. Când persoana respectivă pleacă din firmă sau schimbă rolul, informația se pierde, iar dosarul local rămâne needitat - uneori luni întregi, până la următorul control sau următoarea solicitare oficială.

⚠️ Lipsa de comunicare internă despre regulile noi devine, practic, problema exclusivă a firmei locale la un control. Grupul nu răspunde direct pentru neconformitatea filialei din România - obligația legală, sancțiunile și estimările ANAF cad asupra entității înregistrate fiscal aici, indiferent de unde a pornit greșeala de comunicare.

🔹 Riscul estimării: ce se întâmplă când dosarul nu e la zi

Odată cu noile reguli, riscul estimării devine mai concret: dacă firma nu poate justifica tranzacțiile intra-grup conform noilor praguri și metodologii, ANAF poate ajusta baza impozabilă prin estimare, aplicând ea însăși o marjă considerată de piață - de regulă mai puțin favorabilă decât ar fi rezultat dintr-o documentare corectă, făcută din timp. Diferența de impozit pe profit rezultată dintr-o astfel de ajustare vine, de regulă, la pachet cu dobânzi și penalități de întârziere calculate retroactiv.

✅ O firmă care are deja stabilit un flux intern de comunicare cu grupul - cine trimite, cine primește, cine validează - reduce semnificativ acest risc, pentru că orice schimbare de politică ajunge la timp la persoana care actualizează dosarul local.

🔹 Cum construiești un flux intern funcțional

Numește explicit o persoană sau un rol responsabil local de prețurile de transfer, nu doar "departamentul financiar" în general.
Solicită de la grup un calendar anual al actualizărilor de politică de prețuri de transfer, chiar dacă acest calendar nu există formal - cere-l tu, ca parte locală.
Documentează în scris orice comunicare relevantă primită de la grup, inclusiv discuțiile informale din ședințe, printr-un rezumat trimis pe e-mail.
Stabilește un termen intern - de exemplu, cu 30 de zile înainte de termenul legal de depunere - până la care dosarul local trebuie actualizat cu ultimele informații de la grup.
Verifică anual, nu doar la intrarea în grup, dacă încadrarea firmei față de pragurile de semnificație s-a schimbat.

💡 Recomandare: stabilește un canal clar și documentat de comunicare cu grupul pentru orice schimbare legată de prețurile de transfer, cu responsabili numiți explicit și termene interne de actualizare a dosarului local. Un dosar corect nu se construiește în ultima săptămână înainte de termen - se construiește printr-un flux constant de informație validă între grup și entitatea din România.

Faci parte dintr-un grup de firme și vrei să te asiguri că dosarul prețurilor de transfer e la zi cu noile reguli?

📞 (+40) 749 097 969 | 📧 contact@financess.ro