Gestionarea corectă a dosarului personal al fiecărui angajat este esențială pentru orice angajator care dorește să respecte cerințele legale și să evite sancțiuni costisitoare. În 2024, reglementările privind acest aspect rămân stricte, conform H.G. 905/2017 privind registrul general de evidență a salariaților (Revisal).

Ce Este Dosarul Personal al Salariatului?
Dosarul personal al salariatului este o colecție obligatorie de documente ce atestă relația contractuală dintre angajat și angajator. Acest dosar este utilizat pentru a demonstra conformitatea cu legislația muncii și pentru a asigura evidența completă a datelor de angajare.
 
Ce Trebuie Să Conțină Dosarul Personal?
Conform H.G. 905/2017, dosarul personal trebuie să includă următoarele documente:
  1. Documente Necesare pentru Angajare:
    • Copie a cărții de identitate.
    • Copii ale diplomelor de studii sau alte acte de calificare.
    • Certificat medical de aptitudine care confirmă că angajatul este apt pentru muncă.
  2. Contractul Individual de Muncă:
    • Contractul semnat între angajator și angajat.
    • Fișa postului, care detaliază responsabilitățile și sarcinile angajatului.
    • Acte adiționale care modifică sau completează contractul inițial.
  3. Documentație Suplimentară:
    • Acordul privind procesarea datelor personale, în conformitate cu Regulamentul GDPR.
    • Cazier judiciar, dacă este solicitat pentru funcția ocupată.
    • Recomandări de la angajatori anteriori, dacă sunt relevante.
    • Adeverință de vechime pentru experiența anterioară.
 
Unde Trebuie Păstrat Dosarul Personal?
Dosarul personal al salariatului trebuie păstrat:
  • La sediul principal al angajatorului.
  • La sediul secundar, dacă angajatul își desfășoară activitatea acolo.
 
Ce Sancțiuni Pot Apărea?
Nerespectarea obligațiilor privind dosarul personal poate atrage sancțiuni serioase:
  • Amenzi între 2.000 și 5.000 de lei pentru nepăstrarea sau gestionarea necorespunzătoare a dosarului.
  • Amenzi de până la 8.000 de lei pentru refuzul de a furniza datele solicitate din Revisal sau transmiterea de informații incorecte.
  • Sancțiuni din partea ANSPDCP (Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal) pentru încălcarea cerințelor GDPR, dacă datele angajaților sunt gestionate necorespunzător.
 
Exemplu Practic
Să presupunem că o companie de producție angajează un nou operator de utilaje. Conform cerințelor, compania trebuie să colecteze:
  • Copia cărții de identitate a angajatului.
  • Diploma care atestă calificarea necesară.
  • Certificatul medical care confirmă aptitudinea pentru munca specifică.
  • Contractul individual de muncă și fișa postului, semnate de ambele părți. Dacă documentele nu sunt păstrate corespunzător la sediul firmei, compania riscă o amendă între 2.000 și 5.000 de lei.
 
De Ce Este Importantă Consultanța Specializată?
Pentru a evita sancțiunile și pentru a respecta reglementările legale, angajatorii trebuie să gestioneze cu atenție dosarele personale ale salariaților. Lipsa unui singur document poate duce la complicații legale sau financiare.
 
Echipa Financess poate oferi asistență în organizarea și gestionarea corectă a dosarelor personale, precum și în alinierea la cerințele Revisal și GDPR. Consultanții Financess vă pot ghida în întocmirea unui sistem eficient de administrare a documentelor, asigurându-vă că toate cerințele legale sunt respectate.
 
Pentru a gestiona eficient obligațiile legale și pentru a asigura conformitatea în gestionarea dosarelor personale ale salariaților, contactați Financess:
  • Telefon: (+40) 749 097 969
  • E-mail: contact@financess.ro
Cu sprijinul specialiștilor, veți putea să administrați documentele angajaților fără griji și să vă concentrați pe dezvoltarea afacerii dumneavoastră.