Ce este e-Factura?
Sistemul e-Factura reprezintă o componentă esențială în digitalizarea proceselor contabile, care facilitează emiterea și gestionarea facturilor digitale. Acesta oferă o soluție automatizată pentru tranzacțiile comerciale, reducând astfel riscul erorilor umane și creșterea eficienței. 

Cine poate beneficia de e-Factura?
  • Companiile care efectuează tranzacții comerciale
  • Departamentele financiar-contabile ale companiilor
  • Furnizorii care interacționează frecvent cu aceste companii
  • Managerii și analiștii financiari care supraveghează procesele financiare
 
Implementarea sistemului e-Factura a introdus provocări semnificative în gestionarea facturilor digitale, de la identificarea și corectarea facturilor neînregistrate sau incorecte, până la evitarea duplicatelor. În contextul acestei tranziții digitale, este esențial să cunoaștem cum să abordăm eficient aceste situații pentru a menține acuratețea evidențelor contabile.
 
Uite cateva modalități practice prin care companiile pot identifica facturile nerecunoscute, preveni și corecta duplicarea facturilor, și asigura corectitudinea datelor prin comunicare eficientă cu furnizorii. 
 
Cazul I. Facturi nerecunoscute: Dacă primiți o factură din sistemul e-Factura de la un furnizor necunoscut, aceasta nu trebuie înregistrată automat în contabilitate. Aceasta poate reprezenta o eroare sau spam. În acest caz, este recomandat să comunicați direct cu furnizorul sau să folosiți funcția de mesagerie în sistem pentru clarificări.
 
Cazul II. Facturi duplicate: Dacă se identifică o factură duplicată, aceasta trebuie înregistrată o singură dată. Astfel, se menține acuratețea evidențelor și se previne balonarea inutilă a cheltuielilor.
 
Aspecte importante de menționat:
  • Dacă o factură prezintă erori, trebuie contactat furnizorul pentru stornare și refacturare cu informațiile corecte, asigurându-vă că versiunile corectate sunt actualizate în sistem.
  • Până la 30 iunie 2024, companiile pot utiliza atât facturile fizice, cât și e-Factura pentru înregistrări contabile. După această dată, doar e-Factura va fi recunoscută oficial în procesele contabile.
 
Modificări legislative recente:
În martie 2022, legislația a fost actualizată pentru a include specificații clare privind gestionarea e-Facturii și a obligațiilor contabile asociate. A fost stabilit că, după 1 iulie 2024, facturile fizice nu vor mai avea valoare documentară, necesitând o adaptare completă la sistemul e-Factura.
 
Costurile asociate cu e-Factura:
Implementarea sistemului e-Factura implică costuri inițiale de integrare și formare, dar pe termen lung, acesta reduce costurile operaționale și de gestionare a erorilor. Prin urmare, este considerat o investiție eficientă și rentabilă.
 
Exemple concrete:
  • Exemplu 1:
Compania X din Bucuresti primește o factură electronică nerecunoscută de la un furnizor nou. Este vital să nu înregistreze această factură în contabilitate până când nu se clarifică originea și autenticitatea ei prin sistemul e-Factura.
 
  • Exemplu 2:
Aceeași companie X identifică o factură duplicată pentru o achiziție recentă. Corectitudinea datelor se asigură prin înregistrarea unei singure versiuni a facturii în contabilitate, evitând astfel orice posibilă confuzie financiară.
 
e-Factura constituie un element crucial în modernizarea și eficientizarea proceselor financiar-contabile. Prin aderența strictă la reglementările în vigoare și utilizarea eficientă a tehnologiei, companiile pot asigura o gestionare optimă a facturilor, contribuind astfel la stabilitatea financiară și la creșterea încrederii partenerilor comerciali.