Organizarea unui team building reprezintă o strategie prin care se facilitează interacțiunea și colaborarea între membrii unei organizații, având ca scop îmbunătățirea relațiilor și consolidarea echipei de lucru. Este o practică tot mai des întâlnită în mediul corporativ, deoarece contribuie la creșterea motivației și retenției angajaților. 
 
Similar cu alte cheltuieli ale companiei, există un regim fiscal specific care se aplică în funcție de circumstanțe: este important să definim clar scopul teambuildingului pentru a putea încadra corect cheltuielile. În plus, pentru a evita probleme cu autoritățile fiscale, trebuie să deținem anumite documente și înregistrări relevante.
 
  1. În situația în care teambuilding-ul are ca scop perfecționarea angajaților în diverse domenii (tehnici de vânzare, managementul timpului, introducere în contabilitate etc.), costurile asociate acestor servicii de instruire nu sunt considerate avantaje în natură, ci sunt cheltuieli deductibile în calculul impozitului pe profit. 
 
În ceea ce privește TVA-ul, o persoană impozabilă are dreptul să deducă taxa aferentă achizițiilor, în cazul în care acestea sunt destinate utilizării în scopul desfășurării operațiunilor taxabile și există o legătură justificabilă între acestea. 
 
Pentru a putea justifica deductibilitatea acestor servicii, entitatea trebuie să prezinte:
  • necesitatea prestării acestor servicii în cadrul activităților desfășurate;
  • existența unui contract încheiat între părți care să includă serviciul referitor la cursurile de instruire;
  • serviciile să fie prestate efectiv și să fie justificate prin rapoarte sau procese verbale.
 
Compania trebuie să întocmească o documentație relevantă pentru a putea demonstra autorităților fiscale că teambuilding-ul a avut drept scop dezvoltarea profesională a angajaților:
  • referate de aprobare;
  • documente de la furnizorii de servicii de instruire care să cuprindă programul activităților (cursuri, agendă a cursului, programul activităților, numele lectorilor, diplome pentru participanți etc.);
  • propuneri și aprobări din partea conducerii companiei;
  • planuri de sprijinire a dezvoltării profesionale inițiate intern sau de către departamentele de resurse umane.
 
Din punct de vedere contabil și fiscal, lectorul poate fi: fie un angajat intern, fie un lector extern, iar documentele necesare vor fi similare, cu mențiunea responsabilității în întocmirea acestora.
 
  1. În cazul în care teambuilding-ul are ca scop recreerea (ieșiri în scopul consolidării relațiilor și organizarea de jocuri fără legătură directă cu dezvoltarea profesională a angajaților), tratamentul fiscal suferă modificări, iar suma cheltuită de companie pentru fiecare angajat devine un avantaj în natură. Acest lucru impune obligația de a calcula, declara și plăti impozitul pe venit din salarii, contribuțiile de asigurări sociale (CAS) și contribuțiile de asigurări sociale de sănătate (CASS) pentru contravaloarea acestor servicii. Cheltuiala este deductibilă în calculul impozitului pe profit. Compania va putea deduce TVA-ul doar în cazul în care activitatea este organizată cu scopul de a perfecționa angajații, în caz contrar, TVA-ul nu va fi dedus.
 
  1. În cazul în care scopul teambuilding-ului este mixt, adică implică atât activități de instruire, cât și activități de recreere, se va realiza o delimitare clară între partea de instruire și partea de recreere, aplicându-se tratamente fiscale separate, conform descrierilor prezentate anterior.
 
Documentele necesare trebuie să îndeplinească condițiile prevăzute de Ordinul MFP nr. 2634/2015 pentru a fi considerate justificative, adică trebuie să conțină informații clare referitoare atât la emitentul documentelor, cât și la beneficiari.
 
Este recomandat ca prevederile referitoare la activitățile de teambuilding să fie incluse în regulamentul intern al companiei organizatoare și/sau în deciziile interne care stabilesc modul de organizare (durata, condiții de decontare a mesei, număr și lista de participanți, scopul activităților etc.).