Agenția Națională de Administrare Fiscală (ANAF) a publicat un ghid oficial privind utilizarea sistemului e-Factura în relația dintre firme și instituțiile publice (B2G – Business to Government). Acest sistem este esențial pentru operatorii economici care au contracte cu instituțiile publice și trebuie să respecte noile obligații privind facturarea electronică.

 
Ce este e-Factura B2G?
 
e-Factura B2G reprezintă procesul prin care operatorii economici transmit facturi electronice instituțiilor publice prin Sistemul Național privind Factura Electronică RO e-Factura. Aceste facturi sunt emise în format XML și sunt prelucrate electronic, eliminând necesitatea versiunilor pe hârtie.
Acest sistem a fost introdus prin Ordonanța de Urgență a Guvernului nr. 120/2021 și are scopul de a îmbunătăți transparența și eficiența în procesul de achiziții publice.
 
Obligațiile instituțiilor publice în relația B2G
 
Instituțiile publice care primesc facturi prin e-Factura au următoarele obligații:
  • Să descarce factura electronică din sistemul RO e-Factura.
  • Să prelucreze și să verifice conformitatea și legalitatea acesteia.
  • Să utilizeze factura electronică ca document justificativ pentru cheltuieli bugetare și înregistrarea contabilă.
     
Este important de menționat că e-Factura este obligatorie doar pentru activitățile economice ale instituțiilor publice. Nu se aplică pentru contractele clasificate sau cele care necesită măsuri speciale de securitate.
 
Factura electronică și execuția bugetară
 
Factura electronică are rolul de document justificativ în execuția bugetară a cheltuielilor instituțiilor publice. Acest lucru este reglementat prin:
  • Legea nr. 500/2002 privind finanțele publice
  • Legea nr. 273/2006 privind finanțele publice locale
     
Cine este obligat să folosească e-Factura?
 
Instituțiile publice trebuie să utilizeze sistemul e-Factura pentru activitățile economice desfășurate, dar nu și pentru activitățile specifice autorităților publice care nu produc distorsiuni concurențiale.
 
Dacă activitatea desfășurată de instituție este similară cu cea a unei companii private, utilizarea e-Factura este obligatorie.
 
Plățile din fonduri publice și condițiile impuse
 
Instituțiile publice pot efectua plăți către operatorii economici doar dacă facturile electronice respectă:
  • Art. II din Legea nr. 139/2022, care aprobă OUG nr. 120/2021.
  • Art. 266 alin. (2) din Codul fiscal, care reglementează activitatea firmelor în România.
     
Transmiterea și recepționarea facturilor
 
Operatorii economici și instituțiile publice transmit și primesc facturile electronice prin sistemele informatice disponibile pe site-urile Ministerului Finanțelor și ANAF.
 
Exemplu practic: Cum emite o firmă o e-Factură pentru o instituție publică?
Pentru a înțelege mai bine procesul, să luăm un exemplu concret: o firmă de papetărie, SC PAPETĂRIE SRL, livrează rechizite pentru o primărie.
 
Pașii pe care trebuie să îi urmeze firma pentru a emite factura electronică:
  1. Autentificarea în sistem – Firma se autentifică pe portalul ANAF și accesează platforma RO e-Factura.
  2. Completarea facturii – Se introduce factura în format XML, cu detaliile despre produse, preț, cantitate și beneficiarul plății (primăria).
  3. Transmiterea facturii – Factura este trimisă automat către primărie prin sistemul RO e-Factura.
  4. Validarea facturii – Primăria descarcă factura și o verifică pentru conformitate. Dacă totul este în regulă, se aprobă plata.
  5. Plata facturii – După verificare, primăria poate efectua plata în baza facturii electronice.
     
Beneficiile utilizării e-Factura
  • Proces rapid, fără documente pe hârtie.
  • Verificare automată și trasabilitate crescută.
  • Plăți mai sigure și mai eficiente.
     
Ce înseamnă acest sistem pentru operatorii economici?
  • Dacă o firmă are contracte cu instituții publice, trebuie să emită facturile exclusiv prin sistemul RO e-Factura.
  • Facturile vor fi verificate electronic, iar instituțiile nu vor putea efectua plăți fără respectarea noilor reguli.
  • Sistemul ajută la reducerea fraudelor și digitalizarea relației dintre firme și administrația publică.
     
Pentru informații suplimentare, ghidul complet este disponibil pe site-ul ANAF și al Ministerului Finanțelor.
 
Ai nevoie de ajutor cu e-Factura B2G? Echipa Financess este aici pentru tine!
📞 Phone: (+40) 749 097 969
📧 Email: contact@financess.ro