Una dintre cele mai frecvente întrebări pe care le primim este: „Cât timp trebuie să păstrez documentele fiscale și contabile?”. Deși poate părea doar o formalitate, păstrarea documentelor este esențială în cazul unui control ANAF, al unui litigiu sau al unei verificări ulterioare.
În acest articol îți explicăm cât timp trebuie păstrate documentele fiscale și ce spune legea despre prescripția dreptului de control al ANAF.
 
Ce înseamnă „prescripția” în domeniul fiscal?
 
Prescripția este perioada în care ANAF are dreptul legal să verifice și să stabilească obligații fiscale restante. După expirarea acestui termen, statul nu mai poate emite decizii de impunere sau sancțiuni pentru perioadele prescrise.
 
Termenul general de prescripție fiscală: 5 ani
 
Conform Codului de Procedură Fiscală (art. 110), termenul general de prescripție a dreptului ANAF de a stabili creanțe fiscale este de 5 ani.
Cum se calculează: termenul începe la 1 ianuarie a anului următor celui în care a apărut obligația fiscală.
 
Exemplu: dacă ai emis o factură în aprilie 2020, termenul de prescripție începe pe 1 ianuarie 2021 și se încheie pe 31 decembrie 2025.
Important: prescripția poate fi întreruptă în anumite situații, cum ar fi:
  • ANAF trimite o notificare oficială sau decizie de impunere
     
  • Se inițiază un control fiscal
     
  • Există contestații sau litigii fiscale în curs
     
În aceste cazuri, termenul de prescripție se reia de la zero, iar perioada de păstrare a documentelor trebuie să fie ajustată corespunzător.
 
Cât timp păstrăm documentele fiscale și contabile?
 
Legea contabilității nr. 82/1991 și alte reglementări stabilesc termene clare pentru arhivarea documentelor:
 
 
Tip document
Termen legal
Recomandare practică
Documente justificative, registre contabile, bilanțuri
minim 10 ani
Fizic sau electronic
State de plată și documente salarizare

 

50 ani
Necesare pentru drepturi de pensie și vechime
Declarații fiscale (100, 112, 300, 394 etc.)
minim 5 ani
Recomandat 10 ani pentru siguranță
Contracte comerciale, facturi, extrase bancare
nu este impus expres
10 ani
 
 
Amenzi și riscuri dacă nu păstrezi documentele
 
Neîndeplinirea obligațiilor de arhivare poate atrage sancțiuni semnificative de la ANAF:
  • Lipsa documentelor contabile sau fiscale: amendă între 2.000 și 5.000 lei pentru persoane juridice
     
  • Neîndeplinirea obligațiilor de arhivare electronică: 1.000–3.000 lei
     
  • Imposibilitatea de a dovedi deduceri sau venituri în cazul unui control
     
  • Risc în litigii comerciale dacă nu poți prezenta documente justificative
     
Exemplu practic: dacă ANAF te controlează pentru perioada 2021–2023 și nu ai păstrat facturile, poți fi obligat să plătești taxe suplimentare și amenzi pentru fiecare document lipsă.
 
Recomandări practice pentru arhivare
  • Păstrează documentele cel puțin 10 ani, indiferent de termenul de prescripție fiscală.
     
  • Folosește arhivare electronică cu semnătură digitală sau conform normelor ANAF.
     
  • Creează copii de siguranță și organizează-le cronologic, pe ani fiscali.
     
  • Notează clar termenul de păstrare pentru fiecare tip de document.
     
  • Verifică regulat arhiva și actualizează sistemul de păstrare dacă apar modificări legislative.
     
FAQ 
1. Pot arunca documentele după 5 ani dacă prescripția a expirat?

Deși legal ANAF nu mai poate impune obligații fiscale după 5 ani, recomandarea practică este păstrarea timp de 10 ani pentru siguranța fiscală și protecția în litigii.
 
2. Pot păstra doar în format electronic?

Da, dacă arhivarea respectă normele ANAF și include semnături digitale sau altă formă de autentificare.
 
3. Ce fac dacă prescripția a fost întreruptă?

Trebuie să păstrezi documentele până la finalul perioadei efective de prescripție reîncepute.
 
Ai nevoie de suport?
Echipa Financess te poate ghida pas cu pas pentru organizarea arhivei, calcularea termenelor și păstrarea documentelor fiscale și contabile.
(+40) 749 097 969
contact@financess.ro